Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка документов к архивному хранению в электронных архивах или библиотеках – это процедура, разбитая на несколько основных этапов:

1. Проверка состояния;
2. Ввод данных;
3. Индексация документа;
4. Связь с физической копией.

Проверка состояния документа подразумевает анализ стратегии подготовки документов к архивному хранению в электронном виде: какие действия необходимо будет предпринять для этого и какой способ будет наиболее точно отвечать задачам архива. Анализу при подготовке документов к архивному хранению подвергаются как бумажные носители, так и прочие – например, на магнитной ленте или в электронном виде.

Ввод данных – это вторая часть подготовки документов к архивному хранению. Процедура подразумевает интеграцию нового документа в структуру архива, то есть перевод его в унифицированную форму. Обычно говорят о нескольких типовых способах ввода данных:

- Конвертации электронных документов в формат электронного архива или же сохранение копий в принятых в организации форматах. Речь идёт, в частности, о переводе такие форматов электронных документов как DOC, XLS и других в принятые международными стандартами для архивного хранения.
- Сканирования или пересъёмке документов для хранения в архиве их изображений. Как правило, это быстрый способ получить копию бумажного документа, но документ будет непригоден для анализа (для поиска он будет доступен по карточке индекса);
- Сканирование и распознавание документа. Способ несколько быстрее прямого ручного ввода данных, но требует близкого к идеальному состояния бумаг;
- Ручной ввод данных: прямой перенос информации с документов в электронный вид. Требует достаточно больших трудозатрат при подготовке документов к архивному хранению, но позволяет добиться максимальной точности и является единственным способом конвертации данных с частично повреждённых носителей;
- Оцифровка аналогового сигнала. Методика используется для перевода в цифровую форму видеоданных и звукозаписей.

После ввода данных в систему составляется индексная карточка документа (ближайший аналог в физических архивных хранилищах – запись в номенклатуре), а затем документ снабжается данными о наличии и размещении реальной копии.

Все вышеперечисленные процедуры по подготовке документов к архивному хранению обычно выполняют обученные сотрудники вашей организации. На начальных этапах заполнения архива обычно требуется помощь специализированной архивной компании, которая выполняет основной объём работ.