Хранение документов по личному составу

Деятельность предприятия немыслима без сотрудников, которые будут осуществлять эту деятельность. На каждого сотрудника заводится очень много документов. Это и приказы о приме на работу, всевозможные справки, поощрения, взыскания и многое другое. Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании.

Основной документ, регламентирующий хранение документов по личному составу – Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот основополагающий закон в архивном деле регулирует организацию хранения документов и их сохранность, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а также требует неукоснительно соблюдать правила комплектования архивов организаций.

Поговорим теперь о проблемах хранения документов по личному составу и путях их решения. Зачастую бухгалтерские документы хранятся там же, где и создаются, то есть в бухгалтерии. С точки зрения архивного дела – это в корне неправильно. Хранение документов по личному составу, а также других бухгалтерских документов должно производиться в специально оборудованных архивах. В архивном хранилище должна быть создана соответствующая температура, влажность; помещение должно быть оборудовано средствами для тушения пожара. Однако оборудовать такие архивные хранилища тяжело не только малому и среднему бизнесу, но и довольно крупным компаниям. Выходом из этой непростой ситуации может быть внеофисное хранение документов.  В этом случае кадровые и бухгалтерские документы передаются на хранение архивной компании, специалисты которой следят за сохранностью документации.

Хранить первичную бухгалтерскую документацию гораздо легче, чем кадровую. Как правило, сроки хранения «первички» не превышают 5 лет. Хранение документов по личному составу гораздо более длительный и трудоемкий процесс. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе должны храниться 75 лет (даже после ликвидации организации). Вот почему мы рекомендуем обращаться к профессионалам в области архивного хранения документов для правильной архивации документов по личному составу. Если же Вы все-таки решили разобраться с хранением документов по личному составу самостоятельно, настоятельно рекомендуем придерживаться следующих правил.

Некоторые правила хранения документов по личному составу:

- помещать документы в дела согласно номенклатуре дел организации

- составлять дела только из исполненных и правильно оформленных документов

- группировать вместе документы по схожим вопросам

- формировать дело из документов одного календарного года

- не хранить в 1 деле более 250 листов