Утилизация документов

Утилизация документов – это без сомнения важный процесс. Он позволяет избавиться от ненужных скоплений макулатуры, освободить часть дорожающего офисного пространства, не допустить утечку информации и прочее. Но сама по себе процедура утилизации документов не так проста, как могло бы показаться. Есть некоторые аспекты, которые необходимо иметь в виду, проводя подготовку к уничтожению документов.

Во-первых, рециркуляция бумажных носителей не может являться адекватной альтернативой уничтожению документов. Иными словами, документы, отправленные на переработку, не обязательно подвергаются уничтожению. Перерабатывающие компании часто складируют полученные документы и хранят их в течение долгого времени, до тех пор, пока не найдется подходящий покупатель переработанного сырья. Именно поэтому перерабатывающие компании часто отказываются назвать точную дату утилизации документов, а это иногда необходимо, например, в случае судебного разбирательства или аудита. Вот почему, с точки зрения управления рисками переработка в качестве средства утилизации документов является нежелательной.

В некоторых случаях, когда необходимо соблюдать экологические стандарты, документы могут перерабатываться после процедуры уничтожения. Для этого компания может заключить договор с фирмой, занимающейся и утилизацией документов, и их переработкой. В любом случае следует избегать фирм, которые пренебрегают соображениями информационной безопасности и преследуют лишь свои экономические интересы.

Важно помнить, что сертификат об утилизации документов не освобождает архивные компании от своих обязательств по сохранению конфиденциальности информации. Большинство компаний, предлагающих услуги вне офисного хранения, не имеет необходимого оборудования для утилизации документов. Известны случаи, когда такие компании продавали бумаги, предназначенные для уничтожения, перерабатывающим компаниям. Это недопустимо, ведь владелец документов, в конечном счете, ответственен за их безопасность и, следовательно, должен сам напрямую выбирать поставщика услуг по утилизации документов.

Поскольку обеспечение информационной безопасности – это исключительно важный вопрос, недопустимо, чтобы персонал компании был ответственен за утилизацию некоторых документов. Здравый смысл подсказывает, что, документы, связанные с порядком начисления заработной платы,  трудовыми отношениями и правовыми вопросами, не должны уничтожаться служащими низкого уровня. Кроме того, следует защитить от них и ту информацию, которая была бы интересна конкурентам. Уничтожение этих документов должно входить в обязанности руководства компании.