Сроки хранения договоров

Каковы сроки хранения договоров – это вопрос, который задаётся специалистам нашей компании практически постоянно. Дело в том, что в законодательстве нет прямых ссылок на конкретные сроки хранения договоров, поэтому для ответа на этот вопрос потребуется просмотреть ряд документов.

Итак, начнём с перечня типовых управленческих документов: практически все документы хранятся 5 лет. Исключение составляют договоры купли-продажи ценных бумаг – они хранятся 10 лет. Однако на текущий момент большинство подобных ссылок утратило силу, то есть данные о них имеют чисто умозрительную ценность.

Отметим, что вся исходящая переписка (исключая рекламу и другие подобные документы) хранится в компании в течении определённого срока. То же самое касается договоров – обычной практикой является срок хранения 5 лет для обычных и 10 лет – для заключённых с иностранными партнёрами. Кадровые договоры хранятся 75 лет.

При необходимости определения срока хранения конкретного договора, не описанного в нормативах, рекомендуется обратиться к функциональному подходу. Для этого потребуется определение деловой функции документа, оценить риски при нарушении сроков хранения (преждевременном списании документов), а также определить рекомендуемый срок хранения бумаг.

Как правило, для оценки точного времени хранения каждого документа требуется сопоставить множество разнообразных документов, в частности, бухгалтерских и юридических. В каждом конкретном случае срок хранения может достаточно сильно отличаться, поэтому при экспертизе ценности документов проводятся тщательные функциональные исследования всех бумаг.

Отметим, что обычная практика хранения договоров в течение максимального срока также применима, но обладает двумя явными недостатками. Первый – это необходимость дополнительных затрат на хранение в архивной организации или в собственных помещениях компании. Второй – это практика уничтожения документов, утративших силу в целях обеспечения конфиденциальности и юридической защищённости компании.

Таким образом, при определении стандартного срока хранения договора (3 года, 5 лет или 10 лет) рекомендуется обращаться в архивную компанию для уточнения.