Общие правила ведения архива документов

Общее правило может быть принято только для конкретной организации с опорой на соответствующие административно-организационные решения. Их смысл сводится к тому, что определенному сотруднику или группе сотрудников поручается ведение архива таких документов, как протоколы технических совещаний, предложения по вариантам конструктивных решений и результаты рассмотрения этих предложений, протоколы сопряжений (наверное, этот термин требует разъяснений – под ним понимается документ, в котором устанавливаются согласованные технические параметры взаимодействия различных составных частей изделия, проектируемых независимо друг от друга) и другие, не относящиеся к основному архиву конструкторской документации.

Сюда же можно отнести копии распорядительных документов, относящихся к организации и ведению ОКР – решения о распределении ответственности, о составах команд (групп), о мерах по ликвидации отставания от плановых сроках и т.д.

Установление такого порядка имеет очевидный глубинный смысл. Для того, чтобы такой архив возник и пополнялся, должны в обязательном порядке появляться отнесенные к нему документы. А это уже другая культура работы, другой уровень отношений между сотрудниками. Так что такое решение является не только административным, но и воспитательным.

Этот тезис можно пояснить дополнительно. При удачном выполнении ОКР появляется возможность отследить, какие именно решения и по чьей инициативе обеспечили достижение успеха. Тогда этот фактор становится дополнительным стимулом для творческой инициативы, которая перестает быть безвестной. С другой стороны, неудачный результат может быть проанализирован с целью отыскания того, не были ли напрасно отвергнуты разумные предложения. Тут этот фактор заставит не семь, а семьдесят раз отмерить, прежде чем отрезать – ведь кому захочется навсегда засесть в истории личностью, бездумно и безосновательно отмахнувшейся от лучшего в пользу сомнительного.

Полезно сохранять для истории информацию, связанную с планированием ОКР и отчетностью о ходе ее выполнения. Наличие таких сведений и их анализ существенно повышают достоверность планирования следующей ОКР такого же содержания. Если, например, на разработку конструкции какого-то узла в первый раз потребовалось три месяца, то в следующий раз аналогичный узел может быть разработан если не намного быстрее, то уж во всяком случае не дольше (или не намного дольше). С накоплением таких сведений достоверность планирования каждой очередной ОКР еще больше повышается, доходя до практически безошибочной.

Таким образом, мониторинг и историография становятся совместно действующими и основными инструментами управления ходом ОКР. При этом попутно формируется организационный задел для планирования и ведения следующих ОКР.