Опись дел и опись документов

Архивная опись представляет собой справочник, находящийся в каждом архиве. В архивной описи должна содержаться систематизированная информация о содержании фонда или коллекции. Основное назначение описи документов – учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.

Опись документов – это базовый справочник, служащий для ориентирования в архиве. Именно с архивной описи начинают исследователи, прибывая в архив. На базе архивной описи документов создаются и прочие справочные материалы фонда: каталоги, тематические обзоры, путеводители, указатели и прочие. Так как опись документов активно используется в работе и является одним из основополагающих документов архива, важно составлять её не только качественно, но и в соответствии с принятыми стандартами и правилами.

Архивная опись, фактически, состоит из нескольких частей, каждая из которых является отдельной описью документов:

— Опись дел постоянного хранения.

— Опись дел временного хранения.

— Опись дел по личному составу (если речь идёт об архиве компании)

— Опись дел конкретной организации (к примеру, научные базы данных, судебные дела, дипломные работы университетов и так далее).

Любая архивная опись должна содержать следующие записи:

— Описательные: заголовок документа, его крайние даты, количество листов в деле, номер и индекс дела. Согласно этим записям можно не устанавливать целостность архива и проводить дальнейший анализ;

— Итоговая (общее количество дел в фонде и количество описанных дел);

— Лист-завершитель (описывающий саму опись);

— Справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия составителей, глоссария сокращений, переводной таблицы и указателей.

Справочный аппарат, которым сопровождается архивная опись, решает три основных задачи:

— Даёт общее представление о документах архива;

— Помогает в поиске информации (с помощью соответствующих указателей);

— Уточняет смысловое содержание документов фонда.

Архивные описи составляются строго по принятым формам. Реквизиты архивной описи располагаются в строгом порядке.

Именно опись документов зачастую является наиболее значимым факторов при оптимизации работы архива: она определяет эффективность поиска информации в фонде и позволяет разрабатывать механики и инструменты справочного аппарата.

На базе описей архивов подразделений компании составляется общая опись, служащая единым справочникам по всем документам организации.