Правила хранения документов

Речь в данной статье пойдёт не о том, как правильно нужно хранить документы с точки зрения закона — не о сроках обязательного хранения, требовании к номенклатуре дел и другим бюрократическим аспектам. Речь пойдёт о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.

Итак, во-первых, следует понимать, что основное правило хранения документов — это обеспечение их сохранности. Соответственно, любой сотрудник архива (будь это старший архивист или же уборщица, системный администратор или кладовщик) отвечает за сохранность фонда. То есть каждый человек, работающий с документами, должен стремится сделать всё, чтобы они не были повреждены или утеряны.

Обеспечение сохранности документов и разработка правил хранения документов — это многогранные вопросы, касающиеся всех аспектов работы — от материально-технического до кадрового. Важно понимать, однако, что при любой постановке рабочего процесса следует:

•  Поддерживать стабильный режим хранения документов.
•  Следовать правилам приёмки и учёта документов.
•  Выполнять правила хранения документов.
•  Принимать меры по предотвращению чрезвычайных ситуаций.

Есть ряд проблем, вызванных как естественным старением документов, так и повреждениями, вызываемыми в результате нарушения температурного и влажностного режима, а также в результате воздействия пыли и прочих внешних факторов.

Правила хранения документов обычно включают в себя нормы для следующих ситуаций:

•  Меры по замедлению естественного старения документов.
•  Стандартный температурно-влажностный режим.
•  Уровень освещения и его характер.
•  Меры по предотвращению воздействия пыли и биологических повреждений документов.
•  Правила выдачи документов и работы с ними, предотвращающей износ.
•  Нормы защиты от вандализма.
•  Сценарии поведения в аварийных ситуациях.
•  Правила размещения документов при хранении.
•  Правила копирования документов, находящихся на хранении.
•  Нормы безопасности и предотвращения повреждений при экспонировании и транспортировании документов.

Обычный архив компании, зачастую, не имеет проработанных правил хранения документов — предполагается, что при сроках хранения до 75 лет не имеет смысла особенно продумывать режим. Однако, если речь идёт о правилах хранения исторических документов или же бумаг, обладающих особой ценностью, соблюдение строжайших правил хранения документов просто обязательно.